LIVRET D'ACCUEIL

  1. Introduction du dirigeant(e)

L’intérêt de cette introduction est, dès les premières lignes, d’insuffler un sentiment d’appartenance auprès de ce nouveau collaborateur.

Rédigée par le dirigent de l’entreprise ou par son fondateur, il s’agit là de souhaiter la bienvenue à ce nouveau membre du personnel et d’introduire le contexte du livret. C’est-à-dire lui fournir un outil – un guide – qui lui servira au quotidien et facilitera son intégration.

  1. Présentation de l’entreprise : de son histoire à ses aspirations

Dans cette partie du livret d’accueil d’entreprise, vous allez pouvoir prendre le temps de présenter l’entreprise. Vous pouvez commencer par son histoire (date de création, son activité, types de clients, l’environnement, premières prestations et évolutions au cours des années, etc.). À la suite de cela, énumérez les grandes valeurs qui ont conduit la croissance de l’entreprise et qui l’accompagnent aujourd’hui encore dans ses projets.

Vient ensuite le moment de présenter les activités actuelles de l’entreprise, ses stratégies et ses ambitions à court, moyen et même long terme. Accompagnez cette présentation d’un organigramme général qui permettra au nouvel arrivant de rapidement identifier les services et les personnes qui en ont la charge.

  1. Tour d’horizon des locaux et de l’environnement global de travail.

S’il est utile d’informer les collaborateurs sur l’histoire et les aspirations de l’entreprise, il est tout aussi important d’aider les salariés à se positionner d’un point de vue physique et géographique.

Dans cette section du livret d’accueil, vous pouvez par exemple insérer un plan qui permet de localiser le site dans la ville, puis dans le quartier. Indiquez les points d’intérêts les plus importants, comme par exemple :

  • Les stations de transports en commun.
  • Les parkings publics et privés ou le parking de l’entreprise le cas échéant.
  • Les lieux de restauration possible en dehors de l’entreprise.
  • Et tout autre lieu ou espace que vous jugez important de connaître au sein de l’environnement proche de l’entreprise.

Dédiez également une partie de cette section aux lieux et aux repères internes à l’entreprise :

  • Le restaurant d’entreprise (si vous en possédez un), les différentes salles de pauses.
  • Les issues de secours.
  • Les points de rassemblement en cas d’alerte.
  • Les WC.
  • Le local vélos.
  1. Les règles de vie au travail et autres informations pratiques et réglementaires.

Dans cette section, il serait utile d’y faire figurer toutes les informations pratiques dont le salarié pourrait avoir besoin. C’est-à-dire :

  • Les horaires d’ouverture du site ainsi que les plages horaires d’arrivée et de départ.
  • Le temps de travail.
  • La convention collective applicable au sein de l’entreprise.
  • Un rappel des bonnes pratiques de vie au travail (par exemple : l’entretien de la machine à café de la salle de pause, le nettoyage du micro-ondes, l’entretien régulier des sanitaires, …).
  • La liste des avantages légaux, conventionnels et extralégaux, comme les tickets restaurant, les chèques vacances, la mutuelle, …
  • Le règlement intérieur (avec un lien permettant d’y accéder).
  • La charte de télétravail (avec un lien qui y conduit).
  • Les outils de communication interne à l’entreprise (WhatsApp, Skype, Teams, …).
  • Les règles de sécurité générales et les règles de sécurité en cas d’incendie et d’alerte. (Y joindre le plan d’évacuation).
  • Les principes de la politique RSE.
  • Les coordonnées des contacts utiles en interne comme en externe (numéro des secours, du service RH, etc.).
  1. Les différentes procédures.
  • Qui contacter en cas de retard ou d’absence ?
  • Quels justificatifs envoyer et à quel service ? Autant de sujets qui sont essentiels, mais dont les réponses seront propres à chaque entreprise.
  • Les règles liées à l’acquisition et à la prise des congés (où faire la demande, à qui et dans quel délai ? Spécificité des congés d’été, RTT, …).
  • Les autres congés et autorisations d’absence rémunérés ou non : congé de paternité, congé pour évènement familial, etc.
  • Les heures supplémentaires.
  • Les notes de frais.
  1. Présentations des instances représentatives du personnel (IRP).

Si votre entreprise est dotée d’instances représentatives, profitez de votre livret d’accueil pour en informer vos collaborateurs. Détaillez leur rôle au sein de l’entreprise, le lieu où se trouve leur local ainsi que les locaux syndicaux si besoin.

  1. Prévention des risques et le Document Unique d'Évaluation des Risques Professionnels (DUERP).

Informez le salarié de votre engagement ferme envers la sécurité au travail. Dans ce cadre, faites-lui savoir que vous avez mis en place le Document Unique d'Évaluation des Risques Professionnels (DUERP). Expliquez-lui-en quelques mots qu’est-ce qu’un DUERP (ajoutez un lien vers le DUERP).

  1. Présentation du plan de formation.

Pour finir, et afin que votre livret d’accueil soit complet, terminez par une courte présentation du plan de développement des compétences de votre entreprise, montrez que vous accordez de l’importance à la montée en compétences de vos collaborateurs en y mentionnant les formations les plus emblématiques que vous leur proposez.